Снабжение офиса расходными материалами и оптимизация расходов печати

Для продуктивной и стабильной деятельности офиса любой компании крайне важно всегда иметь под рукой расходные материалы. С другой стороны, бездумное использование, к примеру, чернил и бумаги повлечет за собой непомерные траты на закупку, которые не все компании могут себе позволить. Особенно, в столь сложный экономический период, как сейчас.

В данной статье мы расскажем о том, как эффективно распоряжаться внутренними рабочими материалами, оптимизировать расходы на их закупку и, при этом, не снизить эффективность работы всего офиса.

Отдел снабжения — нужен ли он компании?

Для контроля наличия необходимых для работы материалов, например, бумаги и тонера в принтерах, рекомендуется организовать в компании отдел снабжения.

Функции и задачи отдела снабжения:

1. Изучение потребностей и планирование последующих закупок. Снабженцы изучают работу предприятия и выявляют группу расходников, которые необходимы для нормального функционирования отделов. Также просчитывается, сколько и каких материалов потребуется в будущем. Такие прогнозы соотносятся с бюджетом компании на определенный финансовый период — на месяц, квартал или полугодие.
2. Обеспечение предприятия канцелярией и нужными материалами. Именно специалисты-снабженцы изучают рынок поставщиков, проводят переговоры или тендеры на поставку канцелярии, ремонт офисной техники, закупку иных материалов, необходимых для выполнения повседневных офисных задач. Кроме того, именно снабженцы обязаны продумать наличие обоснованного запаса расходных материалов на случай непредвиденного перерасхода или если кто-то из поставщиков вовремя не смог выполнить свои обязательства.
3. Контроль использования ресурсов. Кроме закупок, снабженцы периодически проводят анализ использования расходников, чтобы оптимизировать внутренние траты компании на свою жизнедеятельность и при необходимости своевременно корректировать объемы закупаемой канцелярии или хозяйственных материалов.

Структура отдела снабжения зависит от масштабов предприятия. В крупных компаниях за внутренними процессами и расходами следит целый отдел во главе с начальником, который подчиняется напрямую финансовому директору. В небольших офисах функции снабженца может выполнять один специалист или даже один из сотрудников компании.

Хозяйственное снабжение офиса

К данной категории обязанностей сотрудников отдела снабжения относятся все моменты, связанные с обеспечением нормальной жизнедеятельности работников офиса во время выполнения ими своих функций. А именно, контроль наличия:

• кофе, чая, питьевой воды, посуды, сахара, молока, и всего, что может потребоваться (а точнее, может себе позволить компания) во время кофе-брейков;
• бытовой химии и инструментария для поддержания чистоты в офисах и в хозпомещениях компании, а также на прилегающих территориях;
• гигиенических средств для сотрудников — мыла, антисептиков, салфеток, туалетной бумаги, и прочего;
• канцелярских товаров и принадлежностей — от бумаги, папок и файлов до ручек, скрепок и скоб в степлерах.

Кроме того, время от времени могут возникать ситуации, требующие:

• решения вопроса питания сотрудников;
• закупки униформы, бейджев, табличек;
• заказа корпоративных товаров, визиток или иной рекламной, подарочной или брендированной продукции;
• решения вопроса транспортировки коллег (при работе во внеурочное время или на выездные корпоративные мероприятия);
• организации приема гостей.

Техническое снабжение офиса

Для нормального функционирования офиса необходимо организовать соответствующее техническое оснащение, а именно:

• персональные компьютеры, ноутбуки или системные блоки с соответствующей периферией и гарнитурой;
• прочая оргтехника в зависимости от профиля компании — воспроизводящие или записывающие устройства, мониторы, камеры, медиа-проигрыватели, проекторы, переговорные устройства, телефонная аппаратура и прочее;
• Wi-Fi- роутеры, модемы, оптоволоконные сети и подключения;
• печатающие устройства — принтеры, сканеры и копиры, либо МФУ;
• системы видеонаблюдения, сигнализация, противопожарная инфраструктура;
• системы жизнеобеспечения — кондиционеры, обогреватели, увлажнители воздуха, кухонное оснащение, фильтры, водонагреватели.

Также в сферу задач специалиста по техснабжению офиса входит решение ситуативных задач — оплата счетов за коммунальные услуги, вызов соответствующего обслуживающего персонала для устранения аварийных ситуаций или поломок, отслеживание работоспособности технического оснащения и т. д.

И если с количеством персональной и обслуживающей техники все более или менее понятно, то рассчитать, сколько потребуется принтеров на один отдел или на весь офис — гораздо сложнее.

Сколько оргтехники нужно для офиса?

При планировании закупок учитывается количество персонала, который будет использовать принтер или МФУ на постоянной основе в процессе работы. Оптимальное число на одно устройство — 4−4,4 человека. Но правильнее подойти к решению вопроса чуть глубже:

• проанализировать объемы и частоту печати;
• учесть наличие свободного места;
• решить вопрос контроля и конфиденциальности распечатанных документов, чтобы избежать перерасхода.

Также при анализе стоит обратить внимание на технические моменты. К примеру, можно ли заменить узкоспециальное устройство многофункциональным? Есть ли у принтера возможность подключения к беспроводным сетям? Но самое главное, какой именно принтер — струйный или лазерный, монохромный или цветной, широкоформатный или стандартный, потребуется для работы.

Как рассчитать затраты на эксплуатацию оргтехники?

Не стоит думать, что круг обязанностей отдела снабжения по техническому обеспечению офиса ограничивается лишь единовременной закупкой оргтехники. В процессе работы печатного или иного устройства может потребоваться его ремонт или возникнуть необходимость в вызове мастера для текущего обслуживания техники, замены изношенных деталей, обновления ПО и прочего. Все это, в том числе и расчет расходов на амортизацию и ремонт оборудования, ложится на плечи отдела снабжения.

Расходы на амортизацию рассчитываются по формуле:

РнА = Первоначальная стоимость x процент месячных отчислений на амортизацию / 100 x трудоемкость по исполнителям / рабочие часы за месяц x коэффициент использования оборудования.

• первоначальная стоимость учитывается в рублях;
• процент месячных отчислений на амортизацию, согласно общенациональному классификатору, равен 2,8%;
• трудоемкость по исполнителям рассчитывается по каждому сотруднику по формуле: Т = рабочее время x количество продукции, учитывается в человеко-часах;
• рабочие часы за месяц — при стандартной рабочей неделе равняется 166,33 часов;
• коэффициент использования оборудования равен 0,7.

Расходы на ремонт рассчитываются по формуле:

РнР = (среднестатистический процент годовых затрат на ремонт оргтехники от его стоимости x первоначальную стоимость x трудоемкость по исполнителям / рабочие часы за месяц x коэффициент использования оборудования) / (12% x 100)

• среднестатистический процент годовых затрат на ремонт оргтехники от его стоимости, согласно общенациональному классификатору, равняется 4%

Также необходимо учитывать расходы на оплату электроэнергии по формуле:

РнЭ = трудоемкость выполнения по каждому из исполнителей x коэффициент использования оборудования x номинальная мощность x стоимость единицы электроэнергии.

• трудоемкость выполнения по каждому из исполнителей x коэффициент использования оборудования x номинальная мощность — это фактическое энергопотребление устройства;
• стоимость единицы электроэнергии берется с учетом регионального тарифа на 1 кВт/ч.

В таблице приведены примерные расчеты расходов на эксплуатацию компьютера стоимостью 15 000 руб и печатающего устройства (принтера) за 5 200 руб. При этом, тариф на электроэнергию берем равным 3 руб. за кВт, а трудоемкость выполнения по каждому из исполнителей: для ПК — 30 человеко-часов, для принтера — 1,5 человеко-часа.

Как рассчитать необходимый запас расходных материалов?

Расходные материалы есть в каждом офисе. Разница только в наименованиях и объемах. В число расходников входит и канцелярская группа товаров, и хозяйственные товары, вроде бытовой химии, чая-кофе и прочего.

Разумнее всего создать определенный запас разных групп товаров, чтобы своевременно восполнять расход канцелярии или продуктов питания во время рабочего процесса. Спрос на расходники можно прогнозировать, исходя из норм расхода материалов на каждого сотрудника.

По мере исчерпания запаса, отдел снабжения производит закупку необходимых материалов. Также потребуется ведение систематического контроля над расходом, чтобы поддерживать баланс между текущим запасом и расходом материалов для работы офисных сотрудников. Важно иметь в своем распоряжении так называемый страховой запас, рассчитать который можно по формуле:

Страховой запас > текущего запаса — отложенные заявки + заказы — потребность (спрос).

В свою очередь формула расчета текущего запаса:

Текущий запас = прогнозируемый спрос x временной промежуток.

Закупать канцелярию, бытовую химию и продукты питания можно по системе фиксированного временного периода, или по системе фиксированного заказа. В первом случае заказ на количество товаров не меняется, меняются лишь даты поставок. Во втором случае наоборот, временной промежуток, например, неделя или месяц, не меняются, а вот количество заказанных единиц указывается по необходимости.

Чуть сложнее обстоят дела с расчетами расходов на ведение документооборота внутри компании. Для этого необходимо отдельной строкой просчитать расход на печать.

Расчет расходов на офисную печать

Для начала следует рассчитать предполагаемое количество распечатанных документов за период эксплуатации устройства. В среднем, обычный принтер работает около 5 лет. К примеру, за год компания распечатывает 1000 листов, соответственно, за 5 лет это число составит уже 5000 листов.

Далее обращаем внимание на расход чернил. Если предположить, что 1 картриджа хватит на печать 500 стандартных листов, то получается, что за 5 лет компания должна купить 10 картриджей. То есть, расход на этот принтер будет равен стоимости 10 картриджей + стоимость 5000 листов бумаги. В дополнение к этому могут потребоваться канцелярские скрепки, скобы для степлера, файлы и папки.

Как оптимизировать расходы компании на печать?

Мы уже говорили о том, что отдел снабжения обязан вести учет расходов компании, а также своевременно вносить корректировки в систему закупок. Бывают ситуации, при которых расходные статьи можно оптимизировать. В свою очередь, это может освободить часть денежных средств из бюджета компании.

Как оптимизировать траты:

• разумно сократить расход материалов для печати. К примеру, использовать оборотные части листов для черновой (пробной) печати, настроить двустороннюю печать документов, уменьшить шрифт для внутренней документации, установить настройки, которые ограничивают печать графических элементов при распечатке страниц браузера;
• ввести систему контроля над напечатанными документами. Такая методика позволит сотруднику совершать более обдуманные действия и сократит количество несанкционированного использования офисного печатного оборудования в личных целях;
• по мере необходимости, ограничиться электронным документооборотом.

Важный момент! Вот на чем не стоит экономить, так это сменные картриджи для устройств, а также чернила и даже качество бумаги. Использование некачественных тонеров или иных материалов может привести к техническим неисправностям устройств, починка которых обойдется дороже, чем покупка оригинальных или фирменных комплектующих.

Как выбрать поставщика расходных материалов?

Если необходимые объемы закупаемых товаров довольно значительные. Отдел снабжения заключает договора о поставках со специализированными компаниями. Это могут быть как продавцы непосредственно разных групп товаров, так и компании, оказывающие услуги по обслуживанию. Например, клининговые компании или ремонтные мастерские для оргтехники, систем кондиционирования и вентилирования, рабочие по обслуживанию помещений и т. д.

От выбора поставщика зависит качество оказанных услуг или проданных товаров. К выбору стоит подходить с учетом некоторых критериев:

• проанализируйте торговое предложение поставщика и его выгоды для вас;
• не стесняйтесь заранее обсудить стратегию действий в случае непредвиденных ситуаций, обязательно обратите внимание, что именно вам пообещают и как это будет реализовано;
• подробно изучите коммерческую сторону соглашение — цены, тарифы, условия, по возможности, изучите предложения других компаний в сегменте;
• оцените степень квалификации торгового представителя компании, которая хочет стать вашим поставщиком;
• обратите внимание на рекламную продукцию и образцы товаров, которые вам предлагают.

Как избежать ошибок при организации снабжения офиса?

Офис — сложный многокомпонентный «организм», который функционирует только при слаженной и продуктивной работе всех систем, то есть — всех отделов и сотрудников, во главе с начальником. Если система снабжения расходниками даст сбой — выполнение текущих задач будет сорвано.

Чтобы избежать ошибок при организации снабжения, необходимо:

1. Заключать договора только с крупными поставщиками и сетевыми компаниями, которые дорожат своей репутацией. Так вы сможете избежать неприятностей, связанных с несвоевременными поставками товаров, несоответствием заказанных и привезенных позиций. Ну, а если при сборе заказа менеджеры допустили ошибку, то будут сами заинтересованы ее исправить, как можно скорее, чтобы не лишится клиента, то есть, вас;
2. Всегда продумывать запасной план. Если основной поставщик не может вам помочь, обязательно запаситесь контактами одной-двух фирм, которые готовы будут продать вам канцелярию или товары бытового назначения;
3. Произвести тщательные расчеты. Опытный снабженец обязательно обратит внимание на реальную картину дел, а не прикроется одними формулами. К примеру, перед сдачей квартальных отчетов спрос на бумагу увеличится, соответственно, следует заранее предусмотреть наличие запаса, который перекроет такой ажиотаж. А перед праздниками стоит чуть увеличить заказ пластиковой посуды и салфеток для кухни.

Ну, а если произвести правильный расчет расходников по каким-либо причинам не удалось, не спешите расстраиваться. Так, к примеру, если на складе вашей компании остались неиспользованные картриджи, вы можете вернуть потраченные на их приобретение средства путем обращения за услугой по скупке картриджей нашей компании. Для этого достаточно оставить заявку на нашем сайте или связаться с нашими менеджерами. Компания RusToner.ru гарантирует всем обратившимся честную и профессиональную оценку картриджей, а также быстрое проведение сделки и самые привлекательные цены.