Как выбрать МФУ или принтер для офисной работы?

Перед покупкой печатного оборудования для офиса, прежде всего, необходимо ответить самому себе на следующие вопросы:

• что планируется печатать;
• каковы примерные месячные/годовые объемы;
• какой тип печатного оборудования планируется приобрести — принтер или МФУ;
• допустимые габаритные размеры оборудования и его дизайн;
• нужна ли вам двусторонняя печать.

Ответы на эти вопросы играют весомую роль при выборе печатного устройства (далее ПУ), так как именно от них зависит экономическая целесообразность приобретения того или иного вида оборудования и, соответственно, размер финансовых затрат и эффективность бизнеса в целом.

Что планируется печатать?

Стандартный набор офисных документов включает в себя:

1. Счета.
2. Фактуры.
3. Накладные.
4. УПД.
5. Договора и прочие документы.

Для «производства» всех этих бумаг вполне будет достаточно обычного монохромного печатного устройства. Однако на сегодняшний день у большинства компаний наблюдается тенденция к увеличению доли цветной печати. Это обусловлено тем, что руководители крупных предприятий желают видеть на счетах и договорах логотип своей фирмы, выполненный в цвете.

Какой объем?

Данный вопрос является основным. Чтобы дать на него полный ответ, необходимо посчитать текущий месячный объем, учесть количество документов «выпускаемых» в горячий сезон, а также прикинуть, на сколько увеличится объем печати в случае расширения бизнеса в ближайшее время.

Для получения реальных цифр, обратитесь за помощью к офис-менеджеру, который/ая заказывает бумагу для офисных нужд. Исходя из количества расходуемых в месяц пачек бумаги, уже можно составить определенную картину. При этом учитывайте, что производитель оборудования в техпаспорте к устройству указывает, как правило, максимальный объем печати, который отличается от «рекомендованного» в соотношении, примерно, 7:1. Другими словами, если вы будете использовать устройство в максимальном для него режиме печати, то оно выйдет из строя намного раньше своего эксплуатационного ресурса.

Пример расчета:
Дано — 20 пачек бумаги в месяц = 10 000 страниц.
Прибавляем около 30% на «горячий сезон» и 20% на расширение бизнеса. Итого — 15 000 страниц в месяц.
Чтобы эта цифра уложилась в рекомендованный объем, умножаем ее на 7 и получаем цифру 105 тыс. листов. То есть вам необходимо покупать аппарат, рассчитанный на максимальную ежемесячную нагрузку в 100 тыс. листов. Такое устройство будет работать в штатном режиме без перегрузок и прослужит вам весь указанный в техпаспорте срок.

Что выбрать — принтер или МФУ?

МФУ — это функциональная для офиса вещь, так как сочетает в себе принтер, копировальный аппарат и сканер. Дополнительно к нему можно приобрести несколько принтеров, при этом желательно, чтобы все печатные устройства были из одной линейки одного производителя. Это позволит вам минимизировать количество запасных картриджей, хранящихся в офисе. Выбирать рекомендуется наиболее ходовые модели оборудования, так как картриджи для них всегда имеются в наличии у большинства поставщиков.

Провода или Wi-Fi?

Если в офисе работает большое количество сотрудников, то оптимальным вариантом будет подключение каждого ПК к печатному устройству посредством интерфейса Ethernet. В случае, когда на 1 МФУ приходится до 3-х ПК, печать можно организовать посредством Wi-Fi. При этом не обязательно чтобы ПУ имело встроенный Wi-Fi модуль. Его можно подключить напрямую к роутеру в имеющиеся в нем дополнительные разъемы. Тогда осуществлять печать смогут все пользователи сети.

Дополнительные опции

1. Дуплекс (двусторонняя печать). Наличие данной функции в офисном оборудовании — это необходимость. Благодаря данной опции вы не только сэкономите время на переворачивании листов бумаги, но и существенно сократите ее расход.
2. Автоподатчик, который является составляющей сканера МФУ. Наличие такого устройства позволяет осуществлять сканирование или копирование листов не по одному, а целой пачкой. Автоматический податчик документов может быть одно- или двусторонним. Последний в состоянии сканировать сразу обе стороны документа. Однако стоимость таких устройств на порядок дороже односторонних их аналогов.
3. Тумба (мебель), на которую устанавливается оборудование. Такое изделие имеет схожий с ПУ дизайн и служит хранилищем для расходных материалов.
4. Дополнительные кассеты для бумаги. При небольших или средних объемах печати в таких изделиях нет необходимости. Однако при печати документов в крупных масштабах, дополнительные лотки для бумаги являются необходимостью, так как позволяют существенно сократить время печати за счет отсутствия необходимости в постоянном добавлении бумаги в кассету устройства. Как правило, такие дополнительных лотки способны вместить в себя 5−10 тыс. листов.

Скорость печати

Если для домашних принтеров данный показатель особой роли не играет, то в случае с офисной печатью, особенно когда планируется в большом количестве печатать многостраничные документы, на него стоит обратить особое внимание. Оптимальным сочетанием скорость/цена принято считать аппараты с характеристикой 35−40 листов в минуту. Более скоростное оборудование обойдется вам на порядок дороже.

Габаритные размеры и дизайн

Как правило, на эти характеристики редко обращают внимание. Однако если в планах сделать интерьер «дорогим и богатым», то выбирают устройства, дизайн которых соответствовал бы цвету офисной мебели или ПК. Правда здесь можно столкнуться с некоторыми ограничениями, так как большая часть печатной техники выпускается в черных или в серых, белых тонах. Если сильно постараться, можно найти несколько моделей, выполненных в синем цвете.

Стоимость печати

Данную величину можно отнести к условной, а вычислить ее можно путем деления стоимости тонера/картриджа на количество отпечатанных с помощью него листов бумаги. Если же вы решили подойти к данному вопросу со всей серьезностью, что необходимо сделать при покупке МФУ, то при расчете данного показателя следует учитывать все амортизационные расходы на обслуживание оборудования, вплоть до оплаты услуг мастера. Как это сделать, рассмотрим на практических примерах.

Пример 1: Ваш месячный объем печати составляет 10 000 страниц. Для этого вы приобрели бюджетный вариант оборудования за 10 тыс. рублей. Емкости картриджа, стоимостью 3 тыс. рублей, хватает на печать 1.5 тыс. страниц, что эквивалентно стоимости 2 руб. за 1 страницу. Таким образом, чтобы ежемесячно печатать 10 000 страниц, вам необходимо заплатить 20 тыс. рублей, что в 2 раза превышает стоимость самого устройства. Путем несложных арифметических действий можно вычислить, что годовой объем печати обойдется вам в 250 тыс. рублей + расходы на ремонт, так как домашнее оборудование такого класса вряд ли выдержит такие условия эксплуатации.

Пример 2: Для этих же целей вы приобрели МФУ стоимостью 40 тыс. руб. Емкости картриджа, стоимостью 5 тыс. рублей, хватает на печать 15 тыс. страниц, что эквивалентно стоимости 0,33 руб. за 1 страницу. В месяц вам придется потратить на картриджи 3.3 тыс., в год — 39.6 тыс. руб. С учетом стоимости МФУ, общая сумма годовых затрат составит 79.6 тыс. рублей, что в 3 раза меньше, чем при покупке бюджетной модели ПУ из первого примера.

Отдельно хочется поговорить о таких вещах, как неоригинальные картриджи и их заправка. В первом случае речь идет об изделии, которое выпустили не на заводе производителе ПУ. При грамотном подходе к делу, в данном случае, можно неплохо сэкономить, так как стоимость неоригинальных запчастей в несколько раз ниже оригинала. Но…

1. Чем ниже стоимость комплектующих, тем хуже качество печати и тем меньше в них тонера. Соответственно, менять их придется чаще.
2. Большинство производителей четко прописывают в инструкции к аппарату пункт: «при использовании неоригинальных запчастей, оборудование снимается с гарантии». А ремонт ПУ — удовольствие не из дешевых.
3. При использовании неоригинальных запчастей ПУ может действительно выйти из строя. Особенно актуально это для цветной техники.

Что же является причиной выхода из строя оборудования при использовании неоригинальных комплектующих? Все дело в том, что связку «принтер-тонер» можно сравнить со связкой «оружие-патрон». Тонер, сам по себе — сложный химический состав, который имеет свою температуру плавления, электропроводность и т. д. Зачастую, производители печатной и копировальной техники разрабатывают сначала красящее вещество, а уж затем подгоняют под него начинку оборудования. Скопировать состав тонера конечно можно, но весьма отдаленно. Именно поэтому эффект от использования неоригинального картриджа сопоставим с зарядом в определенный тип оружия неподходящего патрона: что случится при выстреле — остается загадкой до последнего момента. Таким образом, при использовании неоригинальных комплектующих, на выходе вы можете получить некачественную печать, которая может сходить, сыпаться или иметь нарушенную цветопередачу.

Поэтому если хотите сохранить гарантию, первый год придется использовать исключительно оригинальные картриджи. Вы скажете, что после использования совместимого изделия, в печатное устройство можно вставить оригинал и отнести его в сервисный центр. Скажем сразу — не выйдет. Опытные мастера при помощи специальной техники, микроскопа, сразу могут вычислить мошенника. К тому же, большинство моделей принтера, при установке неоригинального картриджа, «делают вид», что все в порядке, а сами в это время записывают всю информацию в log файл (журналирование действий), просмотрев который специалисты сервисного центра также неприятно удивят.

Рекомендация в данном случае только одна — работайте с оригинальными расходными материалами, вы оградите себя от множества проблем с приобретением, гарантийным обслуживанием и качеством работы ПУ.

Заправка картриджа

В данном случае подход к делу должен быть такой же, как и при использовании неоригинального изделия — не покупайте самый дешевый тонер. Также ни в коем случае не пытайтесь произвести замену красящего порошка самостоятельно, для этого необходимо специальное оборудование.

Размер частиц тонера не превышает 5 микрон. Вдыхать частицы тонера крайне опасно для здоровья, так как пластик не разлагается в легких и может привести к печальным последствиям.

Кроме того, некоторые картриджи не имеют отверстий для засыпания в них порошка, что подразумевает их сверление. А это, в свою очередь, сопряжено с попаданием внутрь изделия пластиковой стружки, которая может вывести из строя не только сам картридж, но и печатное оборудование целиком. Также, в большинстве случаев, при замене расходного материала проводится осмотр близлежащих узлов и деталей на предмет их работоспособности и, при необходимости, замены. Именно поэтому доверять процедуру замены тонера следует исключительно профессионалу своего дела, который имеет необходимый для этих целей инструмент и знания.

Качество печати

Это сугубо субъективная величина, измерить которую крайне сложно. К тому же, для офисной печати, она не имеет существенного значения. Все дело в том, что офисное печатное оборудование большинства производителей имеет схожие между собой показатели разрешения, битности, цветопередачи и другие. Поэтому отличить между собой отпечатки, сделанные на различных моделях офисного печатного оборудования, на глаз практически невозможно. Другое дело — это полиграфия, где качеству печати отводится особая роль. Но об этом, мы поговорим как-нибудь в другой раз.

Выводы

Из всего вышеизложенного можно сделать следующие выводы: для стандартного офиса оптимальным вариантом будет приобретение одного МФУ и нескольких монохромных принтеров, которые имеют приемлемую для вас стоимость печати 1 листа и скорость около 35 страниц в минуту. Также, перед приобретением, необходимо поинтересоваться наличием на рынке совместимых картриджей высокого качества и возможностью их заправки.

Как и где реализовать неиспользованные картриджи от МФУ или принтера?

Все достаточно просто, компания Rustoner.ru на постоянной основе производит скупку картриджей от оргтехники. Для быстрой и выгодной продажи, необходимо связаться с менеджером и обговорить условия: +7 (925) 417-73-70 (WhatsApp и Viber), +7 (495) 128-47-29.

Следите за обновлениями на нашем сайте. Впереди вас ждет еще масса полезной информации.